لوحة إتقان المجتمع

كيف نريد أن نكون معًا؟

مقتبس بتصرّف من منشور مدونتي هنا.

لوحة إتقان المجتمع هي أداة لتشكيل ثقافة مجموعتك ومعاييرها بصورة نشطة من خلال دورات منتظمة وتكرارية من تجارب المحاولة والخطأ. وقد استُخدمت بنجاح في الفصول الدراسية (حيث طُوّرت في البداية)، وبين زملاء العمل والمقيمين معًا.

تعمل من خلال إظهار ما ينجح وما لا ينجح وتتبع ذلك بصريًا، وكذلك ما نفعله حياله. وبالنسبة إلى المجموعات التي تحتاج إلى توزيع المهام، فمن المنطقي أيضًا دمجها مع لوحة كانبان (Kanban Board) لتمثيل المهام التي يلزم إنجازها، ومن سيتولى إنجازها، والاحتفاء بمن أنجزها.

في هذه المدونة، سأشارك المبادئ الكامنة وراء هذه الأداة، ومثالًا عن كيفية استخدامي لها سابقًا مع مجموعات الدعم الصغيرة (Crews) للمعيشة المشتركة.

هكذا تبدو عادةً لوحة نموذجية لإتقان المجتمع وكانبان لمجتمع سكني:

ترجمة النص داخل الصورة

الوعي: المشكلات أو الفرص داخل المجتمع

التجربة: الحلول التي نجرّبها

الإتقان: الحلول الناجحة التي أدمجناها

المهام: مهام للحفاظ على سير مجتمعنا بصورة جيدة

أهل البيت: من الموجود في المنزل؟

قيد الإنجاز: مهام يتولى شخص ما مسؤوليتها

المنجَز: مهام مكتملة — احتفلوا!

الفراغات المعروفة

أحد أمثلة لوحة إتقان المجتمع – كانبان

(لم تُملأ بعد بقوس قزح من الملاحظات اللاصقة)

الوعي

الوعي هو مشكلة أو فرصة داخل المجتمع. قد يكون موضوعًا عمليًا متعلقًا بالمنزل، مثل “لا تعمل شبكة WiFi جيدًا عندما نكون جميعًا في مكالمات Zoom”، أو “هناك خصم للأعضاء في متجر البقالة العضوية المحلي إذا سجّلنا”، أو شيئًا أكثر شخصية أو متعلقًا بالعلاقات بين الأشخاص، مثل “أسمع أننا جميعًا نواجه تحديات في حياتنا، وأريد إيجاد طرق لندعم بعضنا بعضًا أكثر”.

وجدت أن صياغة الوعي بوصفه ملاحظة محددة، مثل: “ضوضاء الأحاديث في المطبخ تصل إلى غرف النوم”، تتيح نقطة انطلاق أكثر فاعلية من قلق أكثر غموضًا، مثل “لا أنام جيدًا هنا”.

تجربة

التجربة هي استراتيجية ستجربونها لمعالجة الوعي. والتجربة الجيدة هي الأسهل والأسرع في التنفيذ والتجريب، وليست بالضرورة «الأفضل». وإذا لم تنجح، يمكنكم التخلي عنها أو تغييرها أو البناء عليها في الاجتماع التالي. الفكرة هي إبقاء المجموعة مرنة ورشيقة، لإيجاد حلول ملائمة لاحتياجات مجموعتكم الحالية وتطويرها أثناء المضي قدمًا. وهذا يقلل أيضًا من خطر «الملل المنهك» في الاجتماعات نتيجة قضاء وقت طويل في التدقيق المفرط في حلول «مثالية»، ومن مقاومة الإفراط في القواعد والهياكل الاستباقية التي ينبغي الالتزام بها. وأجد أنه من المفيد أن أسأل الناس: “هل هذا جيد بما يكفي الآن وآمن بما يكفي لتجربته؟“.

الإتقان

يمكنكم نقل تجربة إلى عمود الإتقان عندما تنجح وتحدث بصورة طبيعية بما يكفي لتصبح جزءًا من الثقافة الاعتيادية لمجتمعكم. تكون قد اندمجت في طريقتكم لفعل الأشياء من دون حاجة كبيرة إلى التذكير. أحسنتم! يفضّل بعض الناس تسمية هذا العمود «الاتفاقات» أو «القواعد» بدلًا من ذلك. وإذا لم تعد تنجح في وقت ما، يمكنكم دائمًا طرح وعي بشأنها!

والآن، لننظر إلى جانب كانبان من اللوحة لكي نوضح من يتحمل مسؤولية ماذا بين الآن والاجتماع التالي…

المهام

يمكن أن تكون المهام دورية تحتاج إلى إنجازها بانتظام، مثل طهو العشاء أو تنظيف الحمام، أو مهام خطية لا تحتاج إلا إلى إنجازها مرة واحدة، مثل شراء حبل مشي مشدود (slack-line) للحديقة أو إبلاغ الجيران بأنكم ستقيمون حفلة يوم الجمعة. وقد تضيفون مهام جديدة بينما تجرون تجارب جديدة وتطوّرون طريقتكم في الوجود معًا. ويمكن أن تكون المهام أيضًا أدوارًا مثل «موثّق المجتمع» أو «قارِع الجرس»، يمكنكم تدويرها في كل اجتماع.

أهل البيت

هذه قائمة بمن هم في المنزل (أو في الفصل/المكتب/الاستوديو/المجموعة) بين الآن والاجتماع التالي.

قيد الإنجاز

خلال كل اجتماع، نستعرض المهام التي يجب إنجازها بين الآن والاجتماع التالي، ومن سيتحمل مسؤوليتها. نلصق المهام في هذا العمود، إلى يمين اسم ذلك الشخص مباشرةً في قائمة أهل البيت. وإذا أدركوا لاحقًا خلال الأسبوع أنهم لا يستطيعون إنجاز تلك المهمة، يحاولون إيجاد شخص آخر لينجزها بدلًا منهم، أو يضعونها في صندوق الفراغ المعروف (تابع القراءة أدناه). وعندما تُنجز المهمة، يمكن نقلها إلى عمود المنجَز! يا للروعة!

من المفاهيم المهمة هنا أن يتولى الناس المهام التي لديهم القدرة والحماس لها. وإذا لم يكن لدى أحد ذلك (ولا سيما بصورة منتظمة)،

الفراغ المعروف

إذا كانت هناك مهام يجب إنجازها ولكن لا أحد لديه القدرة أو الحماس لها في هذه الدورة، يمكننا وضعها في صندوق الفراغ المعروف. قد يشعر أحدهم بالرغبة في توليها لاحقًا خلال الأسبوع، ولكن حتى إن لم يحدث ذلك، فمن المفيد أن نعرف، على سبيل المثال، أنه لا أحد يطهو لوجبة مشتركة مساء الخميس، لكي يدبر كل منا عشاءه بنفسه في ذلك اليوم.

إذا انتهت مهمة بانتظام في صندوق الفراغ المعروف، فقد تفكرون في طرح هذا كوعي وإيجاد تجربة لاستكشاف طرق أخرى لإنجاز هذه المهمة. هل الإقبال على تنظيف الحمام منخفض؟ لمَ لا تجرّبون إقامة حفلة تنظيف جماعية، أو توظيف عامل نظافة بين الحين والآخر؟ بدلًا من إرهاق أنفسكم أكثر من اللازم والشعور بالمرارة في محاولة الحفاظ على نظام لا يتوافق مع قدرتكم أو متعتكم، ابحثوا عن استراتيجيات أخرى لتلبية احتياجاتكم. إن نظام المجتمع الناجح والمستدام هو النظام المصمم للتكيف مع القدرة الحقيقية للأفراد في المجموعة، لا نظامًا مربوطًا بشطب قائمة تحقق ثابتة بصرامة.

ترجمة النص داخل الصورة

الاستراتيجية

الحاجة

تصوير Janusz Ratecki، ورشة CAN RÓWNOWAŻNIA#2

المنجَز

الاحتفاء يقود إلى النجاح! يعجبني كيف تجعل قائمة المنجَز ما أسهم به الجميع في حياة المجتمع منذ الاجتماع الأخير مرئيًا وتعترف به. وكثيرًا ما بدأت اجتماعاتي بقراءة هذه القائمة وسط جولات من التصفيق وعبارات “ياي!“. إنها تضبط نبرة رائعة حين تبدأون اجتماعًا بتقدير بعضكم بعضًا.

ماذا لو لم تُنجز مهمة؟ من الواضح أن بعض المهام ستبقى في قائمة «قيد الإنجاز» لأنها تحتاج إلى أكثر من دورة اجتماع واحدة لإتمامها. ولكن، كما هو الحال مع الفراغات المعروفة، إذا كانت هناك مهام يبدو أنها تظل في هذه القائمة مدة أطول مما هو متوقع، ففكروا في طرحها كوعي. هل تريدون تجربة نهج مختلف لهذه المهمة؟ كيف حال الشخص المسؤول عن المهمة؟ هل يحتاج إلى بعض المساعدة؟ حللوا النظام قبل لوم الفرد!

لننظر الآن في كيفية إدارة اجتماعاتكم…

إيقاع الاجتماعات

يُستحسن استعراض اللوحة مع الجميع بانتظام، أسبوعيًا أو شهريًا، لعدة أسباب:

• تقلّل دورات التعلّم والتأمل التكرارية القصيرة من احتمال تراكم توترات كبيرة.
• يكون الناس أكثر انفتاحًا على تجربة طرق جديدة لإنجاز الأمور إذا كانوا يعلمون أنه ستكون هناك في المستقبل القريب لحظة مخصصة للتأمل والتعديل أو التوقف عن ذلك تمامًا إن لم يكن ناجحًا.
• إن التعلّم من تدخلات أصغر منتظمة، قابلة للتراجع عنها أو ذات مستويات من الأثر السلبي يمكن التعامل معها إن لم تنجح، يجعل الحاجة إلى تدخلات أكبر وأكثر مخاطرة أقل تواترًا وضرورة.
• إن معالجة التوترات الصغيرة معًا بانتظام تبني قدرتكم الجماعية وشجاعتكم على معالجة التوترات الأكبر عندما/إذا نشأت. ستتعلمون أن التوترات فرص للتعلّم واستكشاف إمكانات جديدة للوجود معًا، وليست علامة على أنكم تفشلون أو، في أسوأ الأحوال، “هذه هي النهاية!”

لذا فكّروا في عدد المرات التي ترغبون في الاجتماع فيها ومدة كل اجتماع. من المرجح أن تعتمد إجابتكم على قدرة مجموعتكم وسياقها. في بيوت السكن المشترك الحضرية، أدرنا غالبًا اجتماعات إتقان المجتمع لمدة 30 دقيقة في دورة أسبوعية أو كل أسبوعين، عادةً بعد عشاء جماعي في يوم يُرجّح أن نكون فيه في المنزل. وفي خلوة للسكن المشترك مدتها 2 أسبوع، اجتمعنا بعد العشاء 3 مرات أسبوعيًا لأننا أردنا بناء ثقافة مشتركة من الثقة وتحويل التوترات بسرعة خلال فترة زمنية قصيرة.

تيسير الاجتماع

من المفيد أن يتولى شخص تيسير المجموعة خلال الاجتماع. يتيح تناوب دور الميسّر للجميع فرصة ممارسة استضافة عملية جماعية قصيرة. إن استعراض اللوحة بالطريقة نفسها في كل مرة يعني أن الأشخاص الأقل إلمامًا بالتيسير سيجدون من الأسهل محاكاتها والتدخل لتولي الدور. أقترح أن تسيروا في الاجتماع بهذا الترتيب:

1. احتفلوا بقائمة «تم»!
2. راجعوا التجارب من الدورة السابقة
   • لا تعمل؟ → ابتكروا تجربة مختلفة لتجربتها في الدورة القادمة
   • تعمل جيدًا؟ → استمروا في اختبارها إلى أن تشعروا بأنها أصبحت مندمجة بالكامل
   • هل أصبحت مندمجة بالكامل؟ → انقلوها إلى قائمة الإتقان!
3. ادعوا حالات الوعي الجديدة
   • شجّعوا الشخص الذي يطرح حالة الوعي على اقتراح تجربة. إن لم تكن لديه واحدة، فلا مشكلة — يمكنه أن يطلب من المجموعة أفكارًا.
   • تحب بعض المجموعات دعوة الناس لملء هذا العمود قبل الاجتماع إذا اعتقدوا أن ذلك سيوفر الوقت ويساعد الناس على التفكير في تجارب مناسبة.
   • أدرجوا أي مهام انتهى بها الأمر مرارًا في مربع الفراغ المعروف أو لم تُنجز مرارًا
4. لكل حالة وعي جديدة، ابتكروا تجربة للدورة القادمة
   • تذكّروا: أنتم لا تبحثون عن التجربة المثالية، بل عن تجربة جيدة بما يكفي الآن وآمنة بما يكفي للمحاولة
   • إذا كانت هناك اعتراضات على التجربة، فاسعوا إلى توضيح مصدر القلق، واطلبوا من المعترض (أو من المجموعة ثانيًا) اقتراح تجربة جديدة تعالج مصدر قلقه/مصادر قلقه
   • ملاحظة: إذا كان من الصعب الاتفاق على تجربة، فقد تحتاج إلى مزيد من التأمل والحوار غير المتزامنين بين الأشخاص المعنيين بها بصفة خاصة. لا تترددوا في «نقل العملية إلى خارج الاجتماع» إذا لم يبدُ أنه المكان المناسب لها أو إذا استغرقت وقتًا طويلًا جدًا.
5. استعرضوا المهام للدورة القادمة ووزّعوها على أفراد مجموعة الدعم الصغيرة في قائمة المهام المطلوبة
6. ضعوا أي مهام غير مُطالب بها من هذه الدورة في مربع الفراغ المعروف

• Jocelyn Endres